붙임 뒤에 쌍점을 찍어야 하나. 끝은 몇 칸 띄우나. 날짜에 0을 넣나 빼나. 매번 헷갈리는 것들을 규정 기준으로 정리했습니다.
공문서 표기는 취향이 아니라 정해진 규칙입니다. 근거는 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」과 그 시행규칙입니다. 그런데 실무에서는 선배가 쓰던 양식을 그대로 물려받는 경우가 많아, 틀린 표기가 몇 년씩 이어지기도 합니다.
| 틀린 예 | 맞는 예 | |
|---|---|---|
| 붙임 뒤 쌍점 | 붙임: 2024년도… | 붙임 2024년도… |
| 날짜의 0 | 2024.09.06. | 2024. 9. 6. |
| 시간의 0 | 8:9 | 08:09 |
날짜와 시간이 반대인 것이 포인트입니다. 날짜는 0을 빼고, 시간은 0을 넣습니다. 이 둘을 같은 규칙으로 알고 있으면 반드시 하나는 틀립니다.
숫자로 쓰고, 연·월·일 글자를 빼고 그 자리에 마침표를 찍습니다. 마침표 뒤는 한 타 띄웁니다. 마지막 일 뒤에도 마침표를 찍습니다.
물결표는 앞말과 뒷말에 붙여 씁니다.
24시각제로 쓰고, 시·분 글자를 빼고 그 사이에 쌍점을 찍습니다. 여기서는 0을 표기합니다.
아라비아 숫자로 쓰되 필요하면 숫자 다음 괄호 안에 한글로 적습니다.
내용을 둘 이상의 항목으로 나눌 때는 정해진 순서가 있습니다. 시행규칙 제2조제1항입니다.
| 단계 | 기호 |
|---|---|
| 첫째 | 1. 2. 3. 4. |
| 둘째 | 가. 나. 다. 라. |
| 셋째 | 1) 2) 3) 4) |
| 넷째 | 가) 나) 다) 라) |
| 다섯째 | (1) (2) (3) (4) |
| 여섯째 | (가) (나) (다) (라) |
| 일곱째 | ① ② ③ ④ |
| 여덟째 | ㉮ ㉯ ㉰ ㉱ |
띄우기 규칙이 함께 붙습니다.
가.␣)마지막 줄이 중요합니다. 항목이 하나만 있는데 습관적으로 1.을 붙이는 실수가 흔합니다. 관련 근거 없이 본문이 바로 시작할 때도 번호를 붙이지 않습니다.
첨부물이 있으면 본문이 끝난 줄 다음에 「붙임」을 쓰고 첨부물의 명칭과 수량을 적습니다.
붙임: (X) → 붙임␣␣ (O)하나일 때:
붙임 ○○직인 인영사용 승인 신청서 1부. 끝.
둘 이상일 때:
붙임 1. ○○○계획서 1부.
2. ○○○서류 1부. 끝.
네 가지 경우로 나뉩니다. 전부 2타 띄우고 표시하는 것은 같고, 어디에 붙이느냐가 다릅니다.
| 상황 | 어디에 |
|---|---|
| 본문만 있을 때 | 본문 마지막 글자에서 2타 띄우고 |
| 붙임이 있을 때 | 붙임 표시문 다음에 2타 띄우고 |
| 오른쪽 한계선에서 끝났을 때 | 다음 줄 왼쪽 한계선에서 2타 띄우고 |
| 표로 끝날 때 | 표 아래 왼쪽 한계선에서 2타 띄우고 |
본문만 있을 때:
…… 협조하여 주시기 바랍니다. 끝.
표가 중간에서 끝나는 경우는 예외입니다. 「끝」 대신 기재사항 마지막 다음 줄에 「이하 빈칸」을 표시합니다. 표 칸이 남아 있는데 「끝」을 쓰면, 뒤에 내용이 지워진 것인지 원래 없는 것인지 받는 쪽이 알 수 없기 때문입니다.
원장 : 김갑동 → 원장: 김갑동공문서는 한글 파일로 오가는 경우가 많지만, 받는 쪽 환경을 모를 때는 PDF가 안전합니다. 글꼴이 없어 줄바꿈이 밀리거나 표가 어긋나는 일이 생기지 않습니다.
한컴오피스가 없는 자리에서도 이 사이트에서 hwp·hwpx를 열어 PDF로 바꿀 수 있습니다. 파일은 서버로 올라가지 않습니다.
예시에서 「끝.」과 같이 마침표를 붙여 쓰고 있습니다. 규정 자료의 예시도 마침표를 포함한 형태입니다.
하., 하), (하), ㉻ 이상으로 계속될 때는 거., 너., 더.… 처럼 단모음 순으로 이어갑니다. 다만 그 정도로 깊어지면 문서 구조를 다시 나누는 편이 읽는 사람에게 낫습니다.
필요한 경우 쓸 수 있다고 시행규칙에 있습니다. 다만 전자적으로 입력하기 어렵거나 변환 과정에서 깨지기 쉬운 특수기호는 피하는 것이 좋습니다.
규정이 바탕이고, 소속 기관의 내부 지침이 더 구체적으로 정해 두었으면 그것을 따릅니다. 제출처가 양식을 지정했다면 그것이 우선입니다.